כנס אילנית ה- 8 של האגודות הישראליות לביולוגיה ניסויית 2017

כנס אילנית הוא כנס איגודים ותיק אשר לאחר מספר שנות עבודה עם חברת כנסים אחת החליט לצאת למכרז. בשנת 2015 ארטרא התמודדה במכרז וזכתה לארגן בפעם הראשונה את הכנס שהתקיים בפברואר 2017.

כנס אילנית הוא פרויקט מאתגר מבחינות רבות. העבודה מתבצעת מול 31 איגודים נפרדים (הפועלים יחד בהזדמנויות שונות, כולל הפקת הכנס) ובהתאם מקיים תוכנית מדעית מורכבת הדורשת ניהול 1500 תקצירים, הצגה של 1000 פוסטרים בו זמנית, תערוכה של עשרות מציגים ותפעול 13 מושבים המתקיימים במקביל. הכנס מתקיים באופן מסורתי באילת ובו משתתפים כ – 2500 איש מאוכלוסייה מגוונת, החל מסטודנטים צעירים ועד חוקרים בכירים ואשר מגיעים מכל קצוות הארץ.
הפקת הכנס נדרשה לספק מענה ראוי ובסטנדרטים בינלאומיים עבור מגוון הדרישות והאוכלוסיות כולל שינוע, לינות ואולמות כנס ולקיום אירוע רחב ממדים כאשר אין בעיר אילת מלון יחיד שיכול להכיל את כל המרכיבים הנדרשים.

הוחלט להקים צוות ייעודי מטעם ארטרא לטיפול בכנס, כאשר כל חבר צוות ריכז תחום אחד תחת אחריותו וזאת תחת המעקב של ההנהלה הבכירה של ארטרא. הצוות כלל מנהלת תוכנית מדעית שטיפלה בהגשת התקצירים והשיבוץ בתוכנית. מנהלת רישום שניהלה כ- 20 בתי מלון (לינות ומרכזי כנסים) הסעות וטיסות מכל רחבי הארץ ועד לבתי המלון באילת ובחזרה וריכזה את הטיפול במרצים. מנהלת קשרי תעשיה שריכזה את המכירה והתפעול של תערוכה על פני מספר בתי מלון ומנהלת פרויקט שהיתה אמונה על ניהול הצוות לצד תפעול כל מערך הלוגיסטיקה, התקציב המורכב וההתנהלות השוטפת מול הועדה המארגנת.

חברי הצוות ניהלו במקביל, במשך ארבעת ימי הכנס, כ- 1000 הרצאות ותערוכה של עשרות מציגים בשלושה בתי מלון ותצוגה של 650 פוסטרים ב – 50 עמדות דיגיטליות אינטראקטיביות. לשם ניהול המערך המורכב הוקם מרכז שליטה במלון מרכזי שפיקח על הצוותים בשטח וכל חבר צוות ריכז את התחום שבאחריות. מרכז השליטה הצליח לנהל זרימת משתתפים, תפעול וסינכרון מוצלח בין בתי המלון ולייצר תחושה של מרכז כנסים אחד רחב היקף. הועדה המארגנת והמשתתפים הביעו שביעות רצון כה גבוהה שכתוצאה משיתוף הפעולה נולדו כנסים נוספים של תתי האיגודים וכן כנס אילנית בחר שוב בארטרא לארגן גם את הכנס של 2020.