השלב הראשון: נקודת הזינוק
עם ניסיון של שנים בארגון והפקה של כנסים קלאסיים, המרת הפלטפורמה הפיזית לווירטואלית באה לנו באופן טבעי. כמומחים בהתאמת פתרונות מותאמים אישית אנו עובדים עם ספקי השירות הטובים ביותר ויודעים כיצד להתאים את תוכנית הכנס, התערוכה והחסויות לעולם הווירטואלי מבלי לאבד את הערך למשתתף ולנותן החסות באמצעות החיבור עם מיטב הפתרונות הטכנולוגיים.
ובכל זאת, אפילו עם הניסיון הרב שלנו, איננו מניחים הנחות. אנו מקפידים לשאול הרבה שאלות, מקדישים את הזמן ללימוד פרטי הכנס משנים קודמות וממליצים מה יכול (וצריך) להישאר, והיכן כדאי לסגל התאמות ושינויים. אנו בוחנים כל העת את הפוטנציאל להרחיב את קהל היעד ומסייעים במגוון דרכים לחיזוק הקשר עם הקהל הנאמן.
אנו מבינים את האתגרים העומדים בפנינו ונמצאים כאן בכדי לגרום לזה לקרות!
השלב השני: מתחילים לרוץ
עם חזון ברור ובריף מוכן אנו מכינים מפרט כלים ואמצעים לבחירה ואישור. נציג את הפלטפורמה הווירטואלית הטובה ביותר שתתאים באופן מושלם לצרכי הכנס, נבנה לוח זמני עבודה, נסייע בבניית תוכנית הכנס המתאימה לאירוע וירטואלי ונסייע בבנייה של מושבי הכנס (פאנלים, שולחנות עגולים, הרצאות חיות או מוקלטות). נדון בכלים להגדרת מעורבות המשתתפים, אופן הצגת פוסטרים אלקטרוניים, בנייה של סקרים ועוד. נציג פתרונות לקיום תערוכה וירטואלית וחבילות חסות אטרקטיביות שייתנו ערך אמיתי לחברות ולתעשייה. בכדי להבטיח תקשורת פתוחה נקפיד לדווח באופן קבוע לאורך ההתקדמות שלנו ונשמור על שקיפות מלאה.
זה הזמן להעלות הילוך. הצוות שלנו יצור קשר עם הדוברים בכדי ללוות ולהנחות אותם כיצד להופיע מול מצלמה באופן המקצועי והראוי ביותר וכיצד להרגיש נינוחים עם המערכת הטכנולוגית. במקרים מסוימים נקיים הקלטות מוקדמות באולפן ולעיתים נלווה הקלטות מהבית.
בעוד העבודה 'מאחורי הקלעים' נמשכת גם בחזית הפעילות נמרצת. נייצר פעילות שיווק פרו-אקטיבית אל מול משתתפים מסורתיים ופוטנציאלים חדשים, מציגים וספונסרים. נייצר שיח פתוח עם התעשייה הרלוונטית ונתאים את הפתרונות מהם יוכלו להפיק את המיטב במפגש וירטואלי - תערוכה וירטואלית, הזדמנויות חסות נרחבות וגישות חדשות לחשיפה ולקהל היעד. נתקשר ישירות עם קהלי יעד, ניצור מדריכים מפורטים ונדאג לסייע בהתמודדות עם ההיבטים הטכניים כדי לעודד נוכחות.
כשיגיע יום הכנס, נהיה כאן, לצד הוועדה המארגנת, המשתתפים והתעשייה, להבטיח התנהלות תקינה. מקישוריות, לחוויית משתמש, התמודדות עם הממשק הטכנולוגי או מענה מהיר לשאלות, אנחנו כאן לכל אורך הדרך.
יתרונות
"פתרונות טכנולוגיים לכנסים" הוא מונח מקיף וללא גבול. החל מאתר כנס ומערכת רישום וניהול תקצירים, ועד הגברה והקרנה, מגוון האפשרויות הוא אין סופי... ולכל החלטה השלכות משמעותיות על התקציב, הנראות והרושם שיישאר אצל המשתתפים לאחר האירוע.
האתגר הגדול ביותר לכל אירוע עסקי, כנס או תערוכה הוא הבאת המשתתפים והגדלת המעורבות של התעשייה. אז כיצד מגדילים קהלים? איך ניתן לחדור לשווקים חדשים? כיצד משווקים את הכנס לתעשייה ומגייסים חסויות ומציגים לתערוכה?
בעידן של תקשורת דיגיטלית, אימיילים ופוסטים ברשתות החברתיות, אנחנו שמחים לראות שהקהילה העסקית והמדעית עדיין מעריכה את המפגשים האישיים וכי עולם הכנסים ממשיך לשגשג. עם זאת, שפע גם מוליד תחרות ולכן יותר מתמיד חשוב ליצר בידול ולשדר איכות, כאשר הדגש על תוכן הכנס גדול מתמיד.
בין לקוחותינו
