האיגוד האירופי לראייה ממוחשבת (ECVA), בהובלתה של יושבת ראש הכנס דר' ליהי זלניק-מנור מהטכניון, בחרו בתל אביב כיעד לקיום הכנס האירופי המרכזי בנושא הטכנולוגיה והמדע של ראיית מחשבThe European Conference on Computer Vision (ECCV) לשנת 2022. 4000 חוקרים, מדענים, מהנדסים, אנשי התעשייה ועוד הגיעו לאקספו תל אביב מלמעלה מ-76 מדינות, ואליהם הצטרפו וירטואלית 2,000 משתתפים מרחוק כדי לדון בעתיד של ראיית מחשב, בינה מלאכותית, למידת מכונה ועוד.
- אירוע בינלאומי
- -
- ביתן 2, אקספו תל אביב
האתגר
הבאת כנס מורכב זה לישראל החלה בהמלצה חמה של אחת מהלקוחות הוותיקות שלנו, ד"ר חן שגיב, לפרופסור שי אבידן (אוניברסיטת תל אביב), לאחר שביקרו בכנס ECCV 2019 מוצלח במיוחד במינכן. מחלקת המכירות של ארטרא מייד נכנסה לפעולה, ובשיתוף עם הוועדה הישראלית ועירית תל אביב החלו בפעילות שיווקית נמרצת במטרה משותפת להביא את כנס ECCV לתל אביב. המאמצים שלנו זכו לתמורה מלאה עם קבלת הודעת הזכיה המרגשת לארח כנס משמעותי זה בישראל בהובלת ארטרא כחברה המארגנת - הגיע הזמן להתחיל לעבוד!
אירוע כה גדול בהיקפו דורש שיתוף פעולה חכם ואפקטיבי בין ארבעה גורמים משמעותיים בו זמנית
ECVA, ECCV , אוניברסיטת תל אביב והעיר תל אביב. תפקידה של ארטרא והמחויבות שלה הייתה תיווך וניהול האופרציה תוך עמידה בסטנדרטים בינלאומיים מבחינה איכותית ומקצועית. ארגון שכזה דרש יכולת ניהול תוכנית מדעית מורכבת הכוללת סוגי מושבים שונים באופיים ובמספר האולמות הפועלים במקביל - סדנאות, הדרכות, מצגות פוסטרים, הדגמות ועוד, כל אלה דרשו טיפול שונה.
ואז פתאום הכל השתנה שלפתע הפציעה הקורונה לחיינו, ומצאנו עצמנו מתמודדים עם אתגרים בלתי צפויים כמו דחיית תאריך הכנס המקורי למועד לא נודע והתמודדות עם חוסר ודאות לגבי מספר המשתתפים אשר יגיעו לישראל. בנוסף, נדרשנו לייצר מענה טכנולוגי עבור משתתפים המעוניינים לקחת חלק בכנס מרחוק, על ידי הקמת פלטפורמת כנס וירטואלית, אינטראקטיבית עם שידורים חיים מכל הפעילויות בכנס.
הפתרון
במהלך השנים בהם המתנו לחדש את עבודתנו על ECCV הקפדנו לשמור על קשר הדוק עם לקוחותינו ותמיד היינו בכוננות להזדמנות להחיות את הפרויקט, כך שברגע קבלת ההחלטה היינו מוכנים וערוכים לחזרה לפעולה. כדי להבין טוב יותר את מהות הכנס ולעמוד בסטנדרטים הגבוהים של המורשת שלו, היינו פתוחים והקפדנו לשתף פעולה עם כל דבר ועניין. קיימנו פגישות תקופתיות עם וועדות הכנס השונות, צללנו לתוך הפרטים הקטנים בכל היבט, וזאת כדי לספק את הפתרון הטוב ביותר שארטרא ותל אביב יודעות להציע, הן מבחינת ספקים, בתי מלון ולוקיישנים, כמו גם טכנולוגיהושירותים.
השגת תקשורת ידידותית ושקופה בין כל הגורמים אפשרה לנו להתמקד בלמידת מרכיבי הכנס ומשתתפיו. סיפקנו פתרונות חכמים עבור דוברי ועידה (הן וירטואלית והן באתר) בנינו פלטפורמת כנס וירטואלית מותאמת וממותגת לכנס, הצענו מגוון רחב של בתי מלון – בכל רמות המחיר החל מאכסניות ועד לבתי מלון חמישה כוכבים וארגנו הסעות שעתיות בכל אחד מימי הכנס מבתי המלון למרכז הכנסים וחזרה. חברי צוות הפרויקט הקפידו על בחינה והכנה של כל הספקים כולל ישיבות, טעימות, בדיקות טכנולוגיות, עיצוב, תוכן במה ועוד, כדי לוודא שהכל מתחבר יחד בצורה חלקה, תוך מתן תשומת לב מירבית לכל פרט עד הרגע האחרון.
ניהול מספר עצום שכזה של משתתפים בינלאומיים היה בלתי אפשרי ללא הצוות המסור שלנו, שסיפק שירות 24/7 כדי לסייע עם ויזות, חדרי מלון, תחבורה וסיורים. חשוב היה לנו להציע למשתתפים את החוויה התל אביבית האולטימטיבית, ולשם כך ערכנו משא ומתן מול מספר רב של בתי מלון להשגת תעריפי לינה אטרקטיביים במגוון המלונות הטובים ביותר בתל אביב. הקפדנו להציע אופציות באזורים שונים בעיר וברמת מחיר שונה, בכדי להעמיד לרשות משתתפי ECCV נוחות מרבית שתמשוך אותם להגיע לישראל. הקפדנו לקחת בחשבון כל פרט, מצד אחד לאפשר למבקרים לחוות את העיר; קולינריה, חיי לילה, קניות וחוף הים, ומצד שני לאפשר גישה קלה ומהירה למרכז הכנסים באקספו תל אביב. כ-50 שאטלים נעו מדי יום, במסלולים שונים ברחבי העיר אל מרכז הכנסים וממנו, הכל כדי שהאורחים שלנו יוכלו להסיר דאגה מליבם ולהנות מהעיר.
תוצאות
ECCV 2022 TLV היה הצלחה אדירה! משתתפים מכל רחבי העולם התלהבו מההזדמנות לבקר בישראל (חלקם בפעם הראשונה) ושמחו לגלות מדינה מסבירת פנים ויפיפייה, הרבה מעבר לציפיותיהם.ECCV כינס יחד מגוון משתתפים אדיר מלמעלה מ-76 מדינות, מעניק למשתתפים עדכונים, תובנות, נקודות מבט חדשות וחוויות חשובות. שמנו לנו לעדיפות עליונה להבטיח שכל הקולות יישמעו ושכולם ירגישו רצויים ללא קשר למוצא או זהות.
יותר מ -300 סיורים קבוצתיים נרכשו לטיולים ברחבי הארץ ולמעלה מ-500 חדרי מלון הוזמנו בתל אביב. עבדנו ללא לאות עם יותר מ-20 ספקים שונים, כשכל אחד הביא משהו ייחודי לשולחן, יחד יצרנו כנס שלא ישכח. אפילו ארוחות הצהריים שלנו היו בשפע, כך ששמחנו לתרום את המזון שלא נוצל לארגון הזנה לאוכלסייה נזקקת.
כמארגני כנסים, אנו מבינים כמה חשוב לפתוח כנס בגדול, ובECCV הלכנו עד הסוף! למעלה מ-1,800 משתתפים רקדו כל הלילה בהאנגר 11 בנמל תל אביב. הערב נפתח עם ברכתו של שר התיירות, יואל רזבוזוב, שהגיע באופן אישי לברך את משתתפי הכנס לישראל, ולאחר כיבוד קל להקת טררם עלתה על הבמה והקפיצה את הקהל בהופעה קצבית וסוחפת אשר נמשכה במסיבת ריקודים סוערת במיוחד עד השעות המאוחרות של הלילה. בין מוזיקה מרהיבה, ארוחה מפנקת ובר אלכוהול פתוח, הקהל חגג כל הלילה ומשתתפים רבים העידו כי זו המסיבה הטובה ביותר בהיסטוריה שלECCV!
לתוכנית הכנס הוגשו 6,773 עבודות על ידי 18,310 מחברים. ארטרא ניהלה בפועל 60 סדנאות, 13 הדרכות, שני מסלולי מליאות, כאשר הכל הועבר בשידור חי לפלטפורמה וירטואלית אינטראקטיבית. הכנס התכבד לארח שני דוברים מרכזיים, שני אירועי מנטורינג (מרכיב חדש לגמרי עבור (ECCV ומסלול תעשייתי אחד - הכל כחלק מהתוכנית הענפה של הכנס. במקביל לכנס התקיימה תערוכה מקצועית של החברות מהמובילות בעולם וביניהןMETA AI, GM , Mobileye ,Applied Materials, BOSCH , Google, HUAWEI , AMAZON, Hailo , Samsung, Snapchat , Baidu, Apple , GPU Hub, WSC sport, Dataloop , Weights & Biases, Telus International, Clear ML , 3dMD ,iMerit, scale , Rafael .
אנו מודים לכל האנשים שעזרו להפוך את ECCV להצלחה, יושבי ראש וחברי הוועדות, המרצים, הדוברים, נותני החסות והמציגים בתערוכה, וכמובן לכל צוות ארטרא, החל ממחלקת המכירות וניהול הלקוחות ועד לאנשי האופרציה, רישום, שיווק, תיירות, ניהול פרויקטים , ניהול התערוכה והמזכירות.
An abundance of praise from participants was received throughout the week-long event, including numerous posts on social media, comparing ECCV2022 to previous conferences and highlighting the striking difference in the organization's quality. The organizing committee had the pleasure of receiving many positive and enthusiastic reactions complementing the conference content and organization. These comments are due to Ortra’s advanced level of care, determination, diligence, and attention across the board.
האירוע במספרים
- 6000 משתתפים
- 10 הישנות הכנס
- 6770 תקצירים שהוגשו
- 50 מציגים
נשמח לקחת חלק בפרויקט הבא שלכם
השאירו פרטים ונחזור אליכם